Innan vi vet ordet av är ett år igen till ända och det blir dags att kicka igång ett nytt. Att samla hela personalen till en kickoff eller uppstartskonferens efter jul och nyår är nåt jag verkligen rekommenderar. Det är en utmärkt start på det nya året och ett tillfälle att sprida inspiration och arbetsglädje till alla medarbetare.
Det företag jag jobbar på – Pedab – arrangerade istället sin kickoff i september efter att alla kommit tillbaka från semestern, även det en fördelaktig tidpunkt. Att komma igång med fart efter sommaren är ju inte helt fel.
Jag hade äran att få vara en del av den arbetsgrupp som ordnade kickoffen. Det var ett slitsamt men oerhört roligt och berikande projekt! Slutresultatet var över förväntan och vi fick en minnesvärd sammankomst tillsammans med 100 medarbetare från hela Norden, Baltikum och Frankrike.
Om du är en av dem som just nu sitter och letar tips till er uppstartskonferens, läs vidare för här kommer mina fem bästa råd för hur du lyckas så bra som möjligt!
1. Formulera en målsättning
Vad vill ni uppnå med kickoffen? Detta bör vara kristallklart, annars blir det omöjligt att planera programmet. De flesta uppstartsevent har ett tudelat syfte: 1) Att delge riktningen för det kommande året - kickoffen är det utmärkta tillfället att uppdatera alla medarbetare på företagets vision, mission, värderingar, strategi och målsättningar. 2) Att förstärka teamkänslan och inspirera.
Gör i samma veva även upp en budget, så att ni vet om ni kan ta hela gänget på safari till Kenya eller om ni får nöja er med att samlas på en konferensanläggning i närheten, inte fy skam det heller.
2. Fördela arbetet
Utse en arbetsgrupp som består av personer med olika styrkor så att de kompletterar varandra. Vårt projektteam bestod av tre medlemmar – en hade hand om resor och logi, en annan var ansvarig för den formella agendan med alla föreläsningar och talare, och den tredjes uppdrag (=mitt) var att fixa teambuilding-aktiviteterna och middagarna. Till teamet hörde även vår VD, vilket var perfekt, för det behövs någon som har mandat att ta snabba beslut.
Alternativt kan ni förstås ta hjälp utifrån, om ni känner att ni inte själva har tid att få allting på plats.
Projektgruppens första uppgift blir att göra upp en projektplan med arbetsuppgifter, ansvariga och deadlines. Kom även överens om veckovisa avstämningar.
3. Balansera nytta och nöje
Nästa steg är att göra en preliminär agenda för eventet. Tänk på att skapa en bra balans mellan formellt (föreläsningar och workshops) och informellt program (teambuilding aktiviteter och middagar). En väl beprövad och fungerande dagordning är att köra formellt program fram till ca kl 15, fortsätta med teambuildning och avsluta med middag. Om budgeten tillåter så rekommenderar jag minst en övernattning, för det är oftast på kvällarna under friare former som de bästa diskussionerna uppstår.
4. Kvalitetssäkra
Att kvalitetssäkra är nåt jag lärt mig efter att ha ordnat hundratals events genom åren. Besök stället för kickoffen i förväg och försök få en känsla för hur det kommer att fungera med logistik, mat, teknik osv. Träffa föreläsarna och gå igenom vad de ska säga. Be in powerpoints i god tid och se till att de ser bra ut, både vad gäller utseende och innehåll. Gör ett körschema med tidpunkter och ansvariga. Var på plats innan eventet börjar och testa tekniken. Dubbelkolla bokningar, måltider, transporter…
5. Inspirera
I värsta fall blir kickoffen ytterligare ett slentrianmässigt ordnat event fyllt av intetsägande powerpoints och tomma ord. I bästa fall en minnesvärd sammankomst som stärker gruppen och skapar ny arbetsglädje. Välj därför föreläsare och annat program med omsorg så att allt stödjer syftet med kickoffen. Se till att varje presentation ger det lilla extra. Fixa aktiviteter som inte bara är roliga utan som har en större mening och bygger upp gemenskapen. Ta in en entusiasmerande inspirationstalare för att ytterligare förstärka ert syfte med konferensen.
Vi hade Colin Moon som inspirationstalare. Han var fenomenal och vi fullkomligen vred oss av skratt. Hans budskap var dessutom helt i linje med en av våra målsättningar för kickoffen; att ge redskap för att förbättra kommunikationen över lands- och kulturgränserna.
Eller varför inte anlita en mentaltränare som inspirationstalare?
Ett tacktal under middagen hör också till en lyckad kickoff!