Innan vi vet ordet av är ett år igen till ända och det blir dags att kicka igång ett nytt. Att samla hela personalen till en kickoff efter jul och nyår är nåt jag verkligen rekommenderar! Januari är den tid på året då flest arbetstagare säger upp sig (tillsammans med augusti). Det gäller alltså att ha framförhållning och återuppliva inspirationen och arbetsglädjen hos medarbetarna rätt så snart när de är tillbaka efter julledigheten!

Om du är en av dem som just nu sitter och letar tips till er kickoff, läs vidare för här kommer mina fem bästa råd för hur ni lyckas så bra som möjligt!

1. Formulera en målsättning

Vad vill ni uppnå med kickoffen? Detta bör vara kristallklart för att kunna planera ett meningsfullt program som engagerar och ger mervärde till deltagarna. De flesta kickstartsevents har ett tudelat syfte:

Att staka ut riktningen för det kommande året - kickoffen är det utmärkta tillfället att uppdatera alla medarbetare på företagets vision, mission, värderingar, strategi och målsättningar.
Att stärka teamkänslan, höja arbetsglädjen och inspirera.

Gör i samma veva även upp en budget, så att ni vet om ni kan bjuda hela gänget till Karibien eller om ni ska rikta kosan mot något konferensställe i närheten. En stark rekommendation är dock att inte bli kvar på kontoret, eftersom det behövs ombyte av omgivning för att komma bort från invanda rutiner och tänka nytt.

2. Fördela arbetet

Utse en arbetsgrupp som består av personer med olika styrkor så att de kompletterar varandra. Den senaste större kickoffen jag var ansvarig för - ca 100 personers sammankomst i Berlin - hade ett projektteam med tre medlemmar. En hade hand om resor och logi, en ansvarade för den formella agendan med alla föreläsningar och talare, och den tredjes uppdrag (=mitt) var att fixa teambuilding-aktiviteterna och middagarna. Till teamet hörde även företagets VD, vilket var perfekt, för det behövs någon som har mandat att ta snabba beslut.

Alternativt kan ni förstås ta hjälp utifrån, om ni känner att ni inte själva har tid eller resurser att få allting på plats.

Projektgruppens första uppgift blir att göra upp en projektplan med arbetsuppgifter, ansvariga och deadlines. Kom även överens om veckovisa avstämningar!

3. Balansera nytta och nöje

Nästa steg är att göra en preliminär agenda för eventet. Tänk på att skapa en bra balans mellan formellt (föreläsningar och workshops) och informellt program (teambuilding-aktiviteter och middagar). En väl beprövad och fungerande dagordning är att köra formellt program fram till ca kl 15, fortsätta med teambuildning och avsluta med middag. Om budgeten tillåter så rekommenderar jag minst en övernattning, för det är oftast på kvällarna under friare former som de bästa diskussionerna uppstår och som folk bondar med varandra.

4. Kvalitetssäkra

Att kvalitetssäkra är nåt jag lärt mig efter att ha ordnat hundratals events genom åren. Besök stället för kickoffen i förväg och försök få en känsla för hur det kommer att fungera med all logistik, mat, teknik osv. Träffa föreläsarna och gå igenom vad de ska säga. Be in powerpoints i god tid och se till att de ser bra ut, både utseende- och innehållsmässigt. Gör ett körschema med tidpunkter och ansvariga. Var på plats innan eventet börjar och testa tekniken. Dubbelkolla bokningar, måltider, transporter…

5. Inspirera

I värsta fall blir kickoffen ytterligare ett slentrianmässigt ordnat event fyllt av intetsägande powerpoints och tomma ord. I bästa fall en insirerande, minnesvärd sammankomst som stärker gruppen och skapar ny arbetsglädje. Välj därför föreläsare och annat program med omsorg så att allt stödjer syftet med kickoffen. Se till att varje presentation ger det lilla extra. Fixa aktiviteter som inte bara är roliga utan som har en större mening och bygger upp gemenskapen. Ta in en entusiasmerande inspirationstalare för att ytterligare förstärka ert syfte med konferensen.

På den kickoffen jag nämnde hade vi Colin Moon som inspirationstalare. Han var fenomenal och vi fullkomligen vred oss av skratt. Hans budskap var dessutom helt i linje med en av målsättningarna för eventet; att ge redskap för att förbättra kommunikationen över lands- och kulturgränserna.

Varför inte anlita en mental tränare som inspirationstalare? Jag skräddarsyr föreläsningen så att den passar in med vad ni vill förmedla till deltagarna i kickoffen och försöker få igång allas hjärnor att börja tänka i de banor dit ni vill aktivera dem. Läs mer här.

Hör gärna av dig till mig på info@amyskogberg.com eller tel +358-40-7275636 så bollar vi tillsammans.

Ni kan även outsourca hela kickoffen till mig om ni känner att det är ett övermäktigt projekt att ro iland med. Jag ser fram emot att höra av dig!